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Referenzen

Von unserer Qualität überzeugen wir Sie auch persönlich ...

Wenn Sie jedoch lieber eine unabhängige Meinung zu unseren Produkten hören möchten, verweisen wir Sie gerne an einen Referenzkunden aus Ihrer Gegend. Kontaktieren Sie hierfür einfach unsere Kollegen aus dem Vertrieb.

Sie denken Digitalisierung eignet sich nur für große Städte? Zu unseren Kunden zählen Kommunale Gebietskörperschaften jeglicher Größe (von kleinsten Dörfern bis hin zu Landeshauptstädten).

Unser Kundenkreis

Das Antragsmanagement wird derzeit von über 2.200 Kunden eingesetzt:

  • Kommunale Rechenzentren
  • Stadtwerke, Entsorgungsbetriebe und sonstige Zweckverbände
  • Kommunale Versorgungsverbände
  • Landes- und Bundesbehörden
  • Landesbanken
  • Universitäten und sonstige Bildungseinrichtungen
  • u.v.m.

Anwenderberichte

Digitalisierter Gästebeitrag in der Gemeinde Krummhörn

Gemeinsam mit den zwei Partnern Form-Solutions und SmartDocuments macht sich die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) für ihre Kommunen stark im Bereich der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.


Ein Beispiel aus der Praxis.


Neben ländlicher Ruhe gibt es in der Küstengemeinde Krummhörn Attraktionen wie Windmühlen, Kirchen und Warfendörfer zu entdecken. Der Erholungsort zieht damit jährlich eine Vielzahl von Urlaubern an, hinzu kommt der Tagestourismus. Für die automatisierte Gästebeitragsanmeldung holte sich die Gemeinde mit der KDO einen starken Partner an die Seite.


Gästebeiträge

Die Erfassung und Bearbeitung von Gästebeiträgen umfasst bei manueller Bearbeitung viele aufwendige Zwischenschritte - in Hinblick auf die jährlich steigende Anzahl der Touristen zeigt sich für Verwaltungen ein erhebliches Optimierungspotenzial. Die Herausforderung, die Kommune Krummhörn von diesen Prozessen zu entlasten, nahm die KDO gerne an und holte sich für diesen Auftrag mit ihren Partnern Form-Solutions und SmartDocuments kompetente Verstärkung mit ins Boot. Innerhalb von drei Monaten gelang es dem Gespann, den Gästebeitrag der ostfriesischen Gemeinde Krummhörn lückenlos zu digitalisieren.


Das Projekt startete im September 2020 mit dem Ziel, die Gästebeitragsanmeldung vollständig zu digitalisieren. „Die Firma Form-Solutions bildet mit ihrem Antragsmanagement 4.0 den Grundstein des Gesamtkonzeptes. Der Formularserver beinhaltet über 1.300 intelligente Ausfüllassistenten und 4.000 rechtssichere PDF-Formulare für die öffentliche Verwaltung – und stellt damit eine echte Alternative zu starren PDF-Dokumenten dar“, erklärt Sven Buick von Form-Solutions. Im Falle der automatisierten Gästebeitragsanmeldung vereinfacht beziehungsweise ermöglicht der Ausfüllassistent des Antragsmanagements die Eingabe der entsprechenden Daten direkt in das Formular. Simultan erfolgt die automatische Berechnung der anfallenden Gebühren je nach Zone und Saison.

Herausforderungen

Als Herausforderung entpuppte sich schnell die Erstellung des Zahlungsnachweises. Um eine schnelle und smarte Lösung zu erarbeiten, schlossen sich Form-Solutions und SmartDocuments, ebenfalls Partner der KDO, kurzerhand zusammen. Anders als Form-Solutions mit seinem intelligenten Antragsassistenten ist SmartDocuments auf vorlagengesteuerte Dokumentenerstellung und –automatisierung spezialisiert. „Die Erstellung persönlicher Dokumente anhand von Standardvorlagen geschieht damit ganz einfach über ein Dialogfenster – nach einem simplen Frage-Antwort-Prinzip“, führt Oliver Snay, Produktmanager Verwaltungsdigitalisierung bei der KDO, aus.

„Wir konnten die Vorzüge beider Systeme verbinden. Ergebnis ist eine eigens entwickelte Schnittstelle, die die Antragsdaten im laufenden Prozess überträgt. Anschließend werden die entsprechenden Nachweise generiert und an den Antragsteller zurückgeliefert.“ Die Gästebeitragskarten können so direkt nach der Antragstellung auf die entsprechende Papiervorlage gedruckt und an die Gäste ausgehändigt werden. „SmartDocuments ermöglicht die Erstellung eigener Vorlagen und beinhaltet viele Anpassungsmöglichkeiten in puncto Design. So können beispielsweise individuell gestaltete Anmeldungen oder Reservierungen für Veranstaltungen oder Rechnungen direkt aus dem Antrag generiert werden."

Hinter den Kulissen

Und auch hinter den Kulissen sorgt die KDO für ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen dem vorgelagerten Online-Prozess des Gästebeitrages und den nachgelagerten Fachverfahren, wie beispielsweise dem Dokumentenmanagementsystem KDO-DMS&more und dem Finanzwesen von Infoma newsystem. „Unser KDO-GovManager schleust die Anträge direkt in die jeweiligen Zielsysteme der Kommune“, erläutert Oliver Snay den Vorgang. „Insgesamt bilden wir damit den gesamten Prozess medienbruchfrei ab – ein exzellentes Beispiel wie Prozesse zur Dokumenterstellung zukunftsorientiert digitalisiert und automatisiert werden können.“ Die Gemeinde Krummhörn geht mit der KDO gemeinsam schon bald noch einen Schritt weiter. „Zurzeit ist die OZG-Plattform KDO-Kommune365 in Vorbereitung. Sobald diese online erreichbar ist, zieht auch der Prozess des Gästebeitrages mit in das neue virtuelle Rathaus der Kommune ein.“

Digitalisierung gemeinsam denken ...

Christian Mettner von SmartDocuments betont, dass dem positiven Resultat stimmige Teamarbeit zu Grunde liegt: „Die Durchführung von Projekten mit mehreren Parteien gestaltet sich gelegentlich unorganisiert und kompliziert. Dass es anders laufen kann, hat uns das Projekt bei der Gemeinde Krummhörn in sehr guter Zusammenarbeit mit den Firmen Form-Solutions und der KDO gezeigt. Wir konnten in kürzester Zeit eine gemeinsame Schnittstelle zwischen unseren Systemen realisieren –dank hervorragender Kommunikation, Organisation und Flexibilität aller Beteiligten.“ „Und das trotz der derzeitigen Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Herausforderungen. Der Austausch und Ablauf verlief stets reibungslos, umso mehr freuen wir uns auf weitere Projekte mit unseren Partnern“, ergänzt Jannik Otten, verantwortlicher Projektleiter der KDO.

Das umfangreiche Projekt konnte so innerhalb von drei Monaten finalisiert werden und steht exemplarisch für all die Prozesse und Möglichkeiten, die im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung realisierbar sind. „Wir konnten der Gemeinde Krummhörn eine nachhaltige und spürbare Entlastung in ihren täglichen Arbeitsprozessen verschaffen. Und genau das ist es, was wir mit unseren Projekten erreichen wollen“, erklärt Oliver Snay abschließend im Namen aller drei Partner.

Das starke Team dahinter!

SmartDocuments

SmartDocuments B.V.

Seit 1997 am Markt, ist SmartDocuments ein dynamisches Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Deventer in den Niederlanden sowie Niederlassungen in Deutschland und Schweden.

SmartDocuments ist einer der führenden Anbietern auf dem Gebiet von „Vorlagenmanagement“ und „Dokumenterstellung“ für Behörden. Inzwischen arbeiten ungefähr 500 Unternehmen mit über 400.000 Anwender täglich mit SmartDocuments.

Die Lösung wird dabei sowohl von mittelständischen als auch großen Organisationen und Unternehmen wie Behörden, Banken, Wohnungsgesellschaften oder Versicherungen eingesetzt.

Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)

KDO - Zweckverband Kommunale Daten-verarbeitung Oldenburg

Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) wurde 1971 als Gemeinschaftseinrichtung von kommunalen Gebietskörperschaften im Raum Weser-Ems gegründet. Seither ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen und heute der größte kommunale IT-Dienstleister in Niedersachsen mit Kunden und Partnern deutschlandweit.

Die KDO versteht sich als Wegbereiter und Wegbegleiter für Verwaltungen in die digitale Zukunft. Die KDO sind Spezialisten, die IT und kommunales Know-how optimal miteinander verbinden und deren Kunden dabei unterstützen, zukunftsfähig zu bleiben. Über 350 Mitarbeiter (Stand Juni 2020) mit den unterschiedlichsten Qualifikationen wie z. B. Verwaltungsspezialisten, Softwareentwickler, Systemtechniker und -architekten und Anwendungsberater erarbeiten effiziente Lösungen für nahezu alle Verwaltungsbereiche – und das mit bester Full-Service-Dienstleistung.

Stadt Karlsruhe bietet ersten Universalprozess an

Corona-Pandemie sorgt für den Ausbau nutzerzentrierter Online-Service-Angebote im Bereich Meldewesen

Britta Heck (Abteilungsleitung Bürgerangelegenheiten, Stadt Karlsruhe)
Juliane Packlin (Marketing & PR, Form-Solutions GmbH)
[11/2020]

Gemeinsam mit dem Antragsmanagement-Anbieter Form-Solutions entwickelt das Ordnungs- und Bürgeramt der Stadt Karlsruhe den ersten Universalprozess für die Wohnsitzanmeldung und Beantragung einer Meldebescheinigung.

Ende März dieses Jahres musste die Stadt Karlsruhe aufgrund der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Hygienemaßnahmen alle Dienstleistungsangebote des Bürgerservices auf ein Minimum reduzieren und in den Notbetrieb wechseln. Vor diesem Hintergrund konnten nur noch die Produkte in den Bürgerbüros bedient werden, die zwingend ein persönliches Erscheinen voraussetzten. Im Zuge des Übergangs in den kontrollierten Normalbetrieb war es für die Stadt Karlsruhe von höchster Priorität, intelligente Antragsassistenten zur Verfügung zu stellen, um die große Anzahl an Bürgeranliegen bedienen zu können und dabei eine effiziente Auftragsabwicklung zu erzielen. Plausibilitätsprüfungen als auch Dokumentendownloads waren hierbei die Herausforderungen.

Insbesondere die Wohnsitzanmeldung sowie die Beantragung einer Meldebescheinigung sind innerhalb der Karlsruher Stadtverwaltung mitunter die am häufigsten nachgefragten Dienstleistungen. Vor diesem Hintergrund lag es nahe, dass Karlsruhe ihren Bürgerinnen und Bürgern einen weiteren Zugangskanal für die Beantragung eröffnet und damit das Antragsverfahren deutlich vereinfacht. Die Idee des „Universalprozesses“ war geboren: Ein Antragsformular, mit dem Bürger*innen die Wohnsitzanmeldung aber ebenso die Beantragung einer Meldebescheinigung durchführen können.

Neben den projektverantwortlichen Ansprechpartnern der Firma Form-Solutions waren seitens der Stadt Karlsruhe Kolleginnen und Kollegen des IT-Amtes sowie der Abteilung Bürgerangelegenheiten maßgeblich an der Entwicklung des Prozesses beteiligt. Zunächst galt es, die rechtlichen Erfordernisse abzubilden, um so die benötigten Angaben innerhalb des Antragsverfahrens auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Darüber hinaus mussten ebenso Überlegungen angestellt werden, wie der Prozess bürgerfreundlich und leicht verständlich abgebildet werden kann.

Screenshot der Bürgerdienste der Stadt Karlsruhe

Umgesetzt wurde der Universalprozess mit dem „Antragsmanagement 4.0“ der Form-Solutions GmbH. Es handelt sich hierbei um einen kundenspezifischen intelligenten Antragsassistenten (Kundenfassung), welcher die beiden Verlagsassistenten „Anmeldung einer Wohnung (Meldeschein für Einwohnermeldeamt) nach § 23 Absatz 1 Bundesmeldegesetz“ sowie den Antrag auf Meldebescheinigung nach §18 Absatz 1 (einfache) oder Absatz 2 (erweiterte) Bundesmeldegesetz“ beinhaltet.

Durch die Integration der beiden Antragsassistenten aus dem Form-Solutions-Verlagssortiment, kann die Stadt Karlsruhe auf den Serviceder rechtssicheren Pflege durch Form-Solutions zurückgreifen und muss sich nicht selbst um die Aktualisierung bei Rechtsänderungen kümmern.

Im Rahmen des Antragsprozesses werden die Karlsruher Bürgerinnen und Bürger unkompliziert durch das Antragsverfahren gelotst. Während zunächst personenbezogene Daten des Antragstellers abgefragt werden, erfolgt im Anschluss die Auswahl des jeweiligen Prozesses. Für die Wohnsitzanmeldung ist derzeit eine Unterschrift erforderlich. Um die Dienstleistung dennoch online anbieten zu können, stellt die Stadt Karlsruhe nach dem vollständigen Ausfüllen des Antragsformulars die Option „Drucken“ bereit, mit der Bürger*innen das ausgefüllte Formular ausdrucken, unterschreiben und einscannen können. Im Anschluss kann der Universalprozess erneut gestartet und das unterschriebene Formular inklusive eines Fotos des Personalausweises zur Authentifizierung hochgeladen werden.

Da für die Beantragung einer Meldebescheinigung keine Unterschrift erforderlich ist, können Bürger*innen nach dem Ausfüllen sämtlicher erforderlichen Felder den Antrag direkt elektronisch einreichen.

Vom Erstgespräch zwischen den Projektverantwortlichen der Stadt Karlsruhe und der Form-Solutions GmbH bis zur finalen Implementierung des Universalprozesses vergingen circa drei Monate. Seit dem ersten Tag der Veröffentlichung des Universalprozesses auf der Homepage (01.08.2020) hat die Stadt Karlsruhe sehr gute Erfahrungen gemacht. Nach knapp drei Wochen haben bereits mehr als 530 Bürgerinnen und Bürger vom neuen Onlinedienst Gebrauch gemacht. Die neue und unkomplizierte Form der Antragsstellung kommt nicht nur bei Bürger*innen gut an, sondern sorgt auch für Zeitersparnisse innerhalb der Stadtverwaltung im Rahmen der Bearbeitung eingegangener Anträge.

Das Projekt Universalprozess ist in mehrere Umsetzungsphasen unterteilt. Während sich die Stadt Karlsruhe im ersten Schritt für die beiden Meldewesen-Produkte des Bürgerbüros entschieden hat, sollen im nächsten Schritt weitere Dienstleistungen aus dem Bereich innerhalb des Universalprozesses integriert werden. Die Stadtverwaltung Karlsruhe strebt dabei an, sukzessive die am meisten nachgefragten Verwaltungsdienstleistungen abzubilden, um das digitale Serviceangebot des Ordnungs- und Bürgeramtes weiter auszubauen. Gerade vor dem Hintergrund der Umsetzung des Online-Zugangs-Gesetzes ist es das Karlsruher Bestreben, zeitnah möglichst viele Dienstleistungen online anzubieten.

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Ausweisdokumente mit dem Service »Flinke Pedale«

Kreativer Onlinedienst: Bereits 4.500 Ausweisdokumente wurden in der Corona-Zeit kostenlos per Fahrradkurier ausgeliefert

Nicola Roeb (Unternehmenskommunikation, Kommunaler IT-Dienstleister ITK Rheinland)
Mario Brembach (Amt für Kommunikation, Landeshauptstadt Düsseldorf)
[08/2020]

Seit dem 02.02.2018 können Bürgerinnen und Bürger der Landeshauptstadt Düsseldorf per Online-Formular ihre fertigen Dokumente (Personalausweis oder Reisepass) umweltfreundlich und bequem per Fahrradkurier nach Hause oder auch zum Arbeitsplatz liefern lassen. Für den Lieferservice kooperiert die Landeshauptstadt Düsseldorf mit der lokalen Rotrunner Kurier- und Dienstleistungs-GmbH & Co. KG. Die ITK Rheinland sorgt als kommunaler IT-Dienstleister im Hintergrund dafür, dass die Onlineabwicklung unkompliziert und stabil funktioniert.

Besuche im Bürgerbüro zur Abholung von Ausweisdokumenten sind seit Februar 2020 für diejenigen, die die „Flinke Pedale“ beauftragt haben, nicht mehr erforderlich. Mit dem Zustellservice können sich Bürgerinnen und Bürger den Ausweis, Reisepass oder Aufenthaltstitel per Fahrradkurier zustellen lassen. Mit der Beantragung neuer Ausweisdokumente erhalten sie eine Antragsbestätigung, die eine Vorgangsnummer, eine Seriennummer sowie das Aktenzeichen enthält. Darüber hinaus ist auf dieser ebenso ein Barcode abgedruckt, mit dem durch das Scannen via Smartphone oder Tablet direkt das Online-Formular „Flinke Pedale“ für die Verfügbarkeitsprüfung und Beantragung der Zustellung gestartet wird. Mit der Online-Eingabe der Vorgangsnummer können die Bürgerinnen und Bürger prüfen, ob das bestellte Ausweisdokument bereits von der Bundesdruckerei in Berlin an das Amt für Einwohnerwesen geliefert wurde. Falls ja, kann innerhalb der weiteren Eingabemaske der Fahrradkurierdienst bevollmächtigt werden, das fertige Dokument am gewünschten Tag, zum gewünschten Ort innerhalb Düsseldorfs zuzustellen.

Die Bedienung des Onlineformulars ist einfach und komfortabel. Wird das Formular über den eigenen Account innerhalb des Düsseldorfer Serviceportals aufgerufen, werden bereits viele Eingabefelder mit den hinterlegten Antragstellerdaten vorbefüllt. Darüber hinaus wird auch die Zustelladresse aus der Adresse des Antragstellers übernommen. Handelt es sich um eine abweichende Lieferadresse, kann diese jedoch ebenso eingetragen werden. Durch hinterlegte Regeln und Logiken werden, abhängig von der jeweiligen Benutzereingabe, automatisch weitere Eingabefelder oder Hinweise eingeblendet. So zum Beispiel beim Personalausweis die Abfrage, ob der PIN-Brief beim Antragsteller eingegangen ist. Die Antragsteller werden dabei Schritt für Schritt durch den Online-Service geleitet und erhalten am Ende des Ausfüllprozesses eine Eingabebestätigung. Die Zustellung per Fahrradkurier kostet 8,00 €. Die Gebühren können entweder vorab bei der Beantragung im Bürgerbüro oder online innerhalb des Antragsverfahrens bezahlt werden.

Foto mit allen verantwortlichen Projektbeteiligten: (v.l.) Amtsleiter Harald Wehle, Holger Lorenz von Rotrunner GmbH, Kunde Michael Müller und dem Beigeordneten Prof. Andreas Meyer-Falcke © ©Landeshauptstadt Düsseldorf/Michael Gstettenbauer

(v.l.) Amtsleiter Harald Wehle, Holger Lorenz von Rotrunner GmbH, Kunde Michael Müller und dem Beigeordneten Prof. Andreas Meyer-Falcke ©Landeshauptstadt Düsseldorf/Michael Gstettenbauer

Umsetzung und Features

Der Onlinedienst wurde von der ITK Rheinland, dem kommunalen IT-Dienstleister der Landeshauptstadt, unter Einsatz der Anwendung „Antragsmanagement 4.0“ der Firma Form-Solutions umgesetzt. Die Lösung zur zentralen Erfassung und einheitlichen Weiterverarbeitung von Antragsdaten über das Internet beinhaltet viele nützliche Features. Neben Plausibilitätsprüfungen wie z. B. der Einschränkung auf Düsseldorfer Postleitzahlen als Zustelladressen oder auf bestimmte Zustellungstage enthält die Anwendung Regeln für das automatische Ein- und Ausblenden von Eingabefeldern und Hinweisen in Abhängigkeit der verschiedenen Benutzereingaben.

Praxistest in Corona-Zeiten – „Flinke Pedale“ kostenlos.

Im Zuge der Maßnahmen zum Schutz der Menschen vor dem Coronavirus waren auch die Bürgerbüros der Landeshauptstadt Düsseldorf vorübergehend geschlossen. Das Amt für Einwohnerwesen hat während dieser Zeit auf den "Flinke Pedale" Zustellservice zurückgegriffen und bereits im Vorfeld bestellte und zur Abholung bereite Dokumente kostenfrei an die Bürgerinnen und Bürger zustellen lassen. Wer einen Personalausweis oder Reisepass in einem der zwölf Bürgerbüros beantragt hatte, konnte sich sein Dokument während der Corona-Einschränkungen kostenfrei, umweltfreundlich und bequem per Fahrradkurier nach Hause oder zum Arbeitsplatz bringen lassen.

"Wo der Gesetzgeber den Gemeinden unüberwindbare Vorschriften macht und die Digitalisierungsbemühungen ins Leere laufen, kann heutzutage nur diese Art der Kreativität uns helfen, den Herausforderungen der bürgernahen Serviceszu begegnen", zeigt sich der zuständige Beigeordnete Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke mit der bürgerfreundlichen Lösung zufrieden. "Viele bereits vorliegende Dokumente hätten sonst in den letzten Wochen und Monaten die Antragsteller nicht erreicht."

Am Anfang der Pandemie lagen rund 10.000 Ausweisdokumente im Amt für Einwohnerwesen zur Abholung bereit. Davon wurden zwischenzeitlich etwa 4.500 Dokumente durch den Fahrradkurier ausgeliefert. Täglich werden so aktuell im Schnitt 100 Dokumente im kompletten Düsseldorfer Stadtgebiet zugestellt, in Spitzenzeiten sogar bis zu 200 Dokumente pro Tag (Stand: Ende Mai 2020).

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Fünf Monate »Online-Ummeldung« - ein Zwischenbericht

Fazit zum Pilot-Projekt „Online-Ummeldung“ der Stadt Bonn

Bianca Dembach, CDO Stabsstelle der Bundesstadt Bonn
[03/2019]


Seit dem 01.08.2018 bietet die Bundesstadt Bonn einen Service für Einzelpersonen, die innerhalb des Stadtgebietes umziehen: Sie können ihre Ummeldung von zu Hause aus per Online-Formular vorbereiten und benötigen keinen Termin mehr im Dienstleistungszentrum.

Die Daten werden über den neuen Personalausweis (nPA) mit eingeschalteter eID-Funktion direkt in den Formularassistenten von Form-Solutions übertragen und mit eingescannter Wohnungsgeberbescheinigung an die Stadtverwaltung übermittelt. Ohne Nutzung der eID-Funktion müssen die Daten von Hand in das Online-Formular eingetragen und nach Ausdruck händisch unterschrieben werden. Entweder per Post oder per E-Mail wird das ausgefüllte Formular mit Wohnungsgeberbestätigung an die Meldebehörde geschickt, die den Antrag weiterbearbeitet.

Ein Besuch des Meldeamtes ist zwar noch notwendig, aber nicht mehr mit einer Terminanmeldung: Die notwendigen Änderungen auf dem neuen Personalausweis mit Aushändigung der amtlichen Meldebescheinigung erfolgt nun vor Ort im Dienstleistungszentrum direkt an einem separaten Schalter ohne Terminvereinbarung (Fast Lane). Obwohl die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen für Kommunen noch kein komplett medienbruchfreies Online-Angebot zulassen, wurde dieses Angebot gut genutzt. 544 Anträge sind insgesamt bis zum Jahresende 2018 online eingegangen, wobei 34 Personen (6 %) die Ummeldung mithilfe der Funktionen des neuen Personalausweises beantragt haben.

Dies zeigte Mehrwerte auf, da sich jeder Besuch von durchschnittlich 10 Minuten auf etwa 2 Minuten verkürzt, wodurch das Frontoffice in dem Zeitraum mit 72,5 Stunden für diese Tätigkeiten im Pilotzeitraum von 4 Monaten entlastet werden konnte. Aufgrund der positiven Ergebnisse wird das Pilotprojekt fortgeführt und für den künftigen Geschäftsbetrieb weiter optimiert.

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Formular-Management: Einfacher als gedacht?

Alexander Nobis (Mitarbeiter im Bereich E-Government bei der kdvz Rhein-Erft-Rur)
[08/2017]


Formularserver können einerseits die Verwaltungsmitarbeiter entlasten und andererseits für ein Plus an Bürgerservice sorgen. Die Kommunale Datenverarbeitung Rhein-Erft-Rur greift deshalb auf den Formularserver des Software-Anbieters Form-Solutions zurück.

Am Sonntagmittag mal eben ein paar neue Schuhe bei Amazon bestellen? Eine Leichtigkeit. Noch keine Idee, was es zum Abendessen gibt? Kein Problem, auch die Pizza ist online schnell bestellt und bezahlt. Genauso einfach ist es, via Internet den passenden Stromanbieter zu suchen und mit wenigen Klicks den neuen Vertrag abzuschließen. Für die meisten Bürger sind diese Möglichkeiten heute selbstverständlich, werden doch im privaten Umfeld bereits seit vielen Jahren Online-Dienstleistungen angeboten.

Auch bei kommunalen Dienstleistungen wünschen sich die Bürger mehr Flexibilität. Sie suchen zwar in der Regel nicht täglich den Kontakt zur Verwaltung, empfinden aber eben diesen Weg oft als lästig. Der Alltag ist ohnehin schon straff geplant, da passen zeitaufwendige Gänge zum Rathaus nicht in den Ablauf. Nun kann man den Verwaltungen nicht vorwerfen, den genannten Bürgerwunsch nach mehr Flexibilität zu ignorieren. Aus Sicht der Kommunen stellt sich die Situation aber deutlich komplexer dar. Während die Aufgabenstellungen der Verwaltungen immer vielschichtiger werden, führt die angespannte finanzielle und personelle Situation zu einem Umdenken. In Nordrhein-Westfalen stellt das im Juli 2016 in Kraft getretene E-Government-Gesetz weitere Anforderungen an die Behörden, was die Servicekomponente gegenüber den Bürgern maßgeblich forcieren wird. So müssen nordrhein-westfälische Kommunen ab dem Jahr 2018 beispielsweise einen sicheren elektronischen Verwaltungszugang anbieten und diesen auch in der weiteren Kommunikation bedienen können. Des Weiteren müssen künftig für digitale Verwaltungsverfahren elektronische Nachweise angenommen werden.

Mit einfachen Mitteln maßgeblich verändern.

Den Ansatz, die Dienstleistungen und Prozesse innerhalb der Verwaltungen zu untersuchen, gab es in der Vergangenheit bereits häufiger. Dagegen spricht im Grunde auch nichts. Jedoch ist aus Sicht der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (kdvz) Rhein-Erft-Rur nicht jeder Prozess so komplex, dass eine solch umfangreiche Analyse notwendig ist. Häufig lassen sich bereits mit recht einfachen Mitteln maßgebliche Veränderungen bei Verfahrensabläufen erreichen, wovon nicht nur die Bürger und Unternehmen, sondern auch die Kommunen selbst profitieren. Denn derzeit bedeutet die Nachbearbeitung unzureichend oder unleserlich ausgefüllter Anträge für die Verwaltungsmitarbeiter oft einen erheblichen Zeitaufwand. Hinzu kommt die Herausforderung, dass viele kommunale Dienstleistungen mit der Zahlung einer Gebühr verknüpft sind.

Die kdvz Rhein-Erft-Rur setzt hier auf den Einsatz eines Formularservers und gibt den Verwaltungen mit dem Produkt der Firma Form-Solutions ein umfangreiches Werkzeug an die Hand. Damit werden moderne Formulare, so genannte Assistenten, erstellt, die durch den Einsatz von HTML5 und ein responsives Design auf allen gängigen Geräten skalieren. Auf die Nutzung von PDF-Formularen wird bewusst verzichtet, da sie in den Abläufen inzwischen zum Teil zu starr sind und auch von den gängigen Browsern nicht mehr vollumfänglich unterstützt werden. Zeitgemäß und vorteilhaft für die Bürger ist, dass sie dank der Lösung nicht mehr extra den PC hochfahren müssen, wenn sie ein Behördenformular ausfüllen wollen. Sie können letzteres nun ebenso gut auf der Couch via Tablet oder im Bus per Smartphone erledigen.

Der Bürger hat somit die freie Auswahl, während das Ergebnis für die Verwaltung das gleiche bleibt. Denn durch den Einsatz von Plausibilitätsprüfungen und eingabeabhängigen Formularfeldern wird der Antragsteller unabhängig vom verwendeten Gerät durch das entsprechende Formular geführt. Eingeben muss er dabei nur jene Daten, die wirklich benötigt werden. Mit den Daten des Antragstellers befüllen lassen sich die Formulare außerdem mithilfe des elektronischen Personalausweises. Durch die Zertifizierung der Android-Applikation AusweisApp2 steht diese Möglichkeit ab sofort auch auf mobilen Geräten mit NFC-Funktion zur Verfügung.

In die von der kdvz Rhein-Erft-Rur angebotenen Lösung ist auch die Bezahlung der angebotenen Dienstleistungen integriert. Hat der Bürger das Formular ausgefüllt, kann er abschließend direkt die anfallende Gebühr entrichten. Dafür stehen ihm die gängigen Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, Lastschrift oder giropay zur Verfügung. Dieses Angebot entlastet wiederum die Sachbearbeitung, da sie sich bei der Bearbeitung eines Antrags über die Abwicklung von Zahlungsvorgängen keine Gedanken mehr machen muss. Über Schnittstellen zu gängigen Zahlplattformen wie die von Bund und Ländern entwickelte Lösung ePayBL werden Zahlungsvorgänge automatisiert bearbeitet.

Suchmaschinenoptimierung ist von Vorteil

Durch den Einsatz des Formularservers sollen also im ersten Schritt die einzelnen Prozesse zu den Onlinediensten verschlankt, Falscheingaben vermieden und die Daten strukturiert an den Sachbearbeiter übermittelt werden. Im nächsten Schritt geht es der kdvz Rhein-Erft-Rur darum, eine Anbindung an vorhandene Fachverfahren zu realisieren. Der Formularserver verfügt von Haus aus über entsprechende Schnittstellen, die eine Kommunikation mit den Fachverfahren der Verwaltungen ermöglichen. Die kdvz ist bereits mit verschiedenen Kunden im Gespräch, um an konkreten Beispielen Schnittstellen zu entwickeln.

Für eine möglichst effektive Nutzung des Formularservers ist vor allem eine durchdachte Eingliederung in die vorhandenen Content-Management-Infrastrukturen oder Bürgerportale der Verwaltungen entscheidend. Die Bürger erwarten, dass sie die gewünschten Dienstleistungen schnell finden und sich nicht erst umständlich durch umfangreiche Menüs klicken müssen. Moderne Systeme für Kommunen bieten daher nicht nur umfangreiche Suchmöglichkeiten auf der Verwaltungs-Website selbst an. Von sich aus stellen sie auch eine Suchmaschinenoptimierung (SEO) sicher, sodass die Dienstleistungen ebenso über die gängigen Suchmaschinen schnell gefunden werden können. Alles in allem sollte die Devise im Bereich Formular-Management viel häufiger „einfach machen“ lauten. Denn mithilfe moderner Software-Lösungen lässt sich das kommunale Dienstleistungsangebot in ein zeitgemäßes Gewand kleiden und so mit verhältnismäßig geringem Aufwand ein Plus an Bürgerservice erreichen.

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Im Kreis Viersen gilt: Kein Ausritt ohne Kennzeichen

Bestellung und Bezahlung von Reitkennzeichen gibt´s jetzt auch online

Sebastian Groß-Onnebrink, Kreisverwaltung Viersen
[03/2017]

In Nordrhein-Westfalen herrscht Reiterkennzeichenpflicht. Wer in der freien Landschaft oder im Wald reitet, muss ein gut sichtbares, am Pferd beidseitig angebrachtes gültiges Reitkennzeichen mitführen. Das Reitkennzeichen besteht aus zwei gelben Tafeln (VIE mit einer Nummer) und einem jährlich zu erneuerndem Reitplaketten-Aufkleber. Das Kennzeichen bezieht sich auf den Halter des Pferdes. Der Halter ist verpflichtet, genau aufzuschreiben, wer, wann und wo mit seinem Pferd geritten ist. Diese Aufzeichnungen muss er zum Beispiel bei Schadensfällen vorlegen können. Als moderne Verwaltung bietet der Kreis Viersen seit Ende 2016 die Beantragung von Reitkennzeichen sowie Reitplaketten auch online via intelligentem Antragsassistenten an.

Ganz gleich, ob der Antrag vom heimischen Computer aus oder über ein mobiles Endgerät aufgerufen wird: Das Formular passt sich durch ein hinterlegtes „Responsive Layout“ automatisch an die Bildschirmgröße des Endgerätes an. Dann öffnet sich automatisch der Antrag auf Erteilung von Reitkennzeichen und Reitplaketten. Im Gegensatz zu anderen elektronischen Verwaltungsformularen wird der Ausfüller hier Schritt für Schritt durch den Antragsprozess geführt. Zu Beginn erhält der Nutzer allgemeine Hinweise. Im weiteren Verlauf werden je nachdem, was der Reiter oder Pferdebesitzer in seiner individuellen Situation angibt, Fragen ein- oder ausgeblendet. Somit findet das System durch hinterlegte Regeln heraus, welche Felder entfallen können und welche nicht. Dazu kommen Automatismen, wie die Auto-Vervollständigung bei der Postleitzahl, sowie Plausibilisierung und Validierungen.

Die Online-Applikation bildet nicht nur die Erstbestellung ab, sondern beinhaltet auch die Nachbestellung von Plaketten. Da die Nachbestellungen für das nachfolgende Kalenderjahr erst nach Drucklegung ab Oktober des laufenden Kalenderjahres entgegengenommen werden können, haben die Programmierer eine entsprechende Regel hinterlegt, die den Antragsteller bei einer Nachbestellung vor Oktober darauf hinweist.

Für mehr Komfort innerhalb der Antragstellung sorgen ebenso die vom Kreis Viersen hinterlegten Adressdaten, die per Dropdown-Auswahl des Wohnsitzes automatisch die PLZ sowie den Ort vorbefüllen. Abhängig von den getätigten Angaben (privat – gewerblich, Anzahl, Nachbestellung) wird die entsprechende Gebühr errechnet und dargestellt. Die Gebühren führt der Kreis Viersen an das Land Nordrhein- Westfalen für die Anlage von Reitwegen, Unterhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten an Reitwegen und für Schadensersatzansprüche ab.

Sobald alle relevanten Felder ausgefüllt sind, kann der Nutzer den Antrag auf Erteilung von Reitkennzeichen und Reitplaketten direkt elektronisch einreichen. Der Kreis Viersen hat sich in diesem Zusammenhang für die Anbindung des Bezahlverfahrens GiroCheckout entschieden.

Durch Bestätigung des „Einreichen-Buttons“ gelangt der Antragsteller direkt zum Bezahlvorgang und kann die entsprechenden Gebühren mit den angebotenen Bezahlarten Giropay, Kreditkarte, Lastschrift und Paypal sofort begleichen. Nach erfolgreicher Bezahlung werden die Antragsdaten an die Sachbearbeitung des Kreises Viersen übergeben.

Vor der Umstellung des Reitkennzeichen-Bestellformulars hatte die Kreisverwaltung Viersen ein einfaches HTML-Formular mit anschließender Rechnungsstellung im Einsatz. Da bis dato innerhalb des Formulars keine Abhängigkeiten geprüft wurden, mussten grundsätzlich immer alle Daten des Antragstellers abgefragt werden. Als Vorbereitung auf die Umstellung auf einen intelligenten Antragsassistenten wurden im Sinne der Datensparsamkeit daher alle Eingabefelder noch einmal überprüft und den jeweiligen Geschäftsvorfällen zugeordnet. So entstand bereits auf dem Papier ein Antragsformular, das - in Abhängigkeit von der jeweiligen Antragsart - vorsah, jeweils nur die zwingend erforderlichen Daten abzufragen.

Nach Erstellung eines ersten Assistenten-Entwurfes stand der Kreis Viersen jedoch vor der Problematik, nur einen festen Buchungsbetrag innerhalb der Formularkonfiguration hinterlegen und an die E-Payment-Schnittstelle übergeben zu können. Dies hätte zur Folge gehabt, dass für die verschiedenen Antragsarten und Bestellmengen mehrere Formulare hätten erstellt werden müssen. Vom Aufwand auf Seiten der Verwaltung abgesehen, wäre dem Kunden die erforderliche Vorauswahl des benötigten Formulars kaum zu vermitteln gewesen, so dass Form-Solutions hier um Unterstützung gebeten wurde.

Die erforderlichen Formeln zur Berechnung des variablen Buchungsbetrages hat Form-Solutions schnell und unkompliziert in das Formular integriert. Auch bei der weiteren Optimierung des Formulars machte sich dasKnow-how der Experten positiv bemerkbar, so dass das Formular rechtzeitig zur Anlieferung der Plaketten für das Jahr 2017 freigeschaltet werden konnte.

Bürgerzitate

„Als Mutter freue ich mich, wenn ich meine knapp bemessene freie Zeit nicht damit verbringen muss, Behördengänge zu erledigen.“

„Es war wirklich unkompliziert. Das Kennzeichen kam dann nach knapp einer Woche per Post.“

„Als Reiterin freue ich mich, dass das Geld in die Reitwege investiert wird.“

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Bewerbungs-App der Firma Form-Solutions

Einrichtungs- und Erfahrungsbericht

Jürgen Fieber, Stadt Warendorf
[08/2013]

Seit längerer Zeit werden bei der Stadt Warendorf Überlegungen angestellt, das Formularwesen zu reformieren. Im Laufe der Jahre hat jede Abteilung ein für sie selber passendes Layout entwickelt und auch die Aktualität der einzelnen Formulare musste zentral überprüft werden (z.B. die Fragestellung, ob eine Unterschrift notwendig ist). Die Formulare waren immer mit der Intention erstellt worden, dass der Bürger zur Verwaltung kam, gemeinsam mit dem Sachbearbeiter das Formular ausfüllte und dann war der Schritt zur Unterschrift nicht mehr weit. Deshalb wurde nie wirklich hinterfragt, ob die Unterschrift aus rechtlichen Gründen notwendig ist oder nicht. Diese Fragestellung kommt erst bei der Digitalisierung der Formulare auf, wenn der Bürger das Blatt zu Hause ausfüllt und uns elektronisch zukommen lassen will. Hier gibt es bei uns (noch) keine Möglichkeit, signierte Mails oder DE-Mails bzw. ePost-Briefe anzunehmen.

Im Rahmen einer Sitzung des E-Government-Arbeitskreises unseres Rechenzentrums „citeq“ in Münster wurden wir auf das Angebot der Fa. Form-Solutions, Herr Eisenblätter, aufmerksam, den Partnerverwaltungen ausnahmsweise ein einzelnes (intelligentes) Formular („Bewerbung um einen Ausbildungsplatz“) aus dem Fundus der Firma für einen Probe- und Kennenlernlauf zur Verfügung zu stellen (die Formulare können ansonsten nur im Komplettpaket lizensiert und eingesetzt werden). Nach mehreren hausinternen Gesprächen und einer audiovisuellen Vorführung durch Frau Packlin (per „NetViewer“) stand für uns der Entschluss fest, den intelligenten Ausfüllassistenten der Fa. Form-Solutions für dieses Verfahren zu testen.

Kurz vor den Sommerferien fand in Warendorf die örtliche Berufsorientierungsmesse statt. Dort war auch die Stadt Warendorf mit einem Stand vertreten. Nach der Messe wurde die Stellenanzeige für die Bewerbungen um Ausbildungsplätze 2014 in den Medien geschaltet. Dies war der vorgegebene Zeitpunkt für den Echteinsatz der Anwendung. Nach dem "OK" seitens der Verwaltungsleitung war es völlig problemlos, die Anwendung auf die Stadt Warendorf anzupassen. Dies wurde freundlicherweise auch von Frau Packlin von Form-Solutions erledigt, da wir (noch) keine Kenntnisse in der Bearbeitung der Form-Solutions-Produkte haben.

Eine Woche vor dem Online-Termin ergab sich die Frage, ob die Anbindung des neuen Personalausweises möglich wäre. Form-Solutions wirbt damit, dass nahezu jedes angebotene Formular auch eID-fähig sei. Nach kurzer Rückfrage bei Form-Solutions und der „citeq“ haben sich beide Dienstleister gemeinsam dem Thema gewidmet. Sie haben es tatsächlich geschafft, die Anbindung in 5 Arbeitstagen von der ersten Anfrage bis zur Online-Stellung zu unserer vollsten Zufriedenheit zu erledigen. Möglich war dies, da die Fa. Form-Solutions ihren Formularserver bereits erfolgreich an die eID-Infrastrukturen der „citeq“ angebunden hatte. Insbesondere die frühzeitige Beschaffung eines Berechtigungszertifikates für alle Kooperationspartner der „citeq“ im Rahmen einer ÖrV durch die „citeq“ und die Unterstützung der Fa. procilon, deren „Progov“ Daten- und Diensteprozessor im Rahmen der eID-Prozesses der „citeq“ beteiligt ist, machten den sportlichen Zeitplan möglich.

So stand den Mitarbeitern der Stadt Warendorf bereits am Freitagvormittag eine fertige Anwendung zum Testen zur Verfügung. Diese Tests verliefen zufrieden stellend, sodass parallel zur Veröffentlichung der Stellenanzeige in den Tageszeitungen dann auch die „Bewerber-App“ am Samstag im Echtbetrieb online gehen konnte.

Nach nunmehr fast 3 Wochen im Echtbetrieb kann folgendes Zwischen-Fazit gezogen werden:

  • Technisch gab (und gibt) es keine Probleme bei der Anwendung der Bewerber-App. Lediglich 2 inhaltliche Rückfragen wurden seitens der Stadt Warendorf verzeichnet.
  • Die Anzahl der Bewerbungen ist zum jetzigen Zeitpunkt signifikant höher (>60) als zum gleichen Zeitpunkt der letzten Jahre.
  • Leider erreichen uns weiterhin ausgedruckte Bewerbungen. Der Erfassungsaufwand hierfür ist relativ hoch, sodass für eine mögliche Wiederholung geprüft wer-den wird, ob papiergebundene Bewerbungen mit dem Hinweis auf die Online-Eingabe zurück geschickt werden.
  • Ebenfalls bedauerlich ist die Tatsache, dass bisher keine Bewerberin bzw. kein Bewerber von der Möglichkeit Gebrauch gemacht hat, die persönlichen Daten mit Hilfe der eID des neuen Personalausweises einzugeben. Hierzu wird über weitere Marketingmaßnahmen bis zum Bewerbungsschluss im September nachgedacht.

Als aktuelles Zwischenfazit kann gesagt werden, dass die Betreuung durch die Dienstleister, hier insbesondere die Firma Form-Solutions aber auch das Rechenzent-rum „citeq“, optimal war und ist. Aufgrund der positiven Aspekte können wir uns eine Wiederholung im nächsten Jahr mit kleinen Modifikationen gut vorstellen.

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Fragebogen für Radfahrer

Hubertus Grimm, Pressesprecher der Stadt Höxter
Thomas Schwingel, Sachgebietsleiter Stadtplanung der Stadt Höxter
[08/2013]

In Höxter hatte der Rat beschlossen, für die Altstadt ein neues Radverkehrskonzept zu entwickeln. Dabei sollte die Verwaltung das vorhandene städtische Radwegenetz sowie die Verbindungen zum überörtlichen Radnetz genauer unter die Lupe nehmen. Insbesondere sollten Gefahrpunkte aufgelistet, Schwachstellen ausfindig gemacht und Verbesserungsvorschläge unterbreitet werden. Im Sachgebiet Stadtplanung wurde daraufhin gemeinsam mit der Planungsgemeinschaft Verkehr (PGV) aus Hannover ein Fragenkatalog erarbeitet, der insgesamt 17 Fragen beinhaltete.

Ziel war es dabei, sowohl Informationen über die Radnutzer selbst, ihr Fahrverhalten als auch über spezielle Gefahrenpunkte zu erhalten. Zur besseren Orientierung wurde dem Fragebogen ein Plan der Höxteraner Altstadt beigefügt.

Von Beginn an war klar, dass die Fragebogenaktion nur Erfolg haben würde, wenn ein breites Publikum erreicht würde. Da viele Radfahrer recht jung sind, andererseits aber auch viele Radtouristen Höxter über die überregionalen Radwege R 1 (von der Atlantikküste bis St. Petersburg) und R 99 (Weserradweg) erreichen und kurzzeitig in der Stadt verweilen, bot es sich an, für die Fragebogenaktion das Internet zu nutzen.

Partner der Stadt Höxter für Internetformulare ist die Firma Form-Solutions. Der Entwurf des vorgesehenen Fragebogens wurde an Form-Solutions übermittelt und dort zu einem internetfähigen Fragebogen weiterentwickelt. Dabei musste das Formular so angepasst werden, dass Fragen sowohl durch Anklicken von mehreren Antwortmöglichkeiten beantwortet werden konnten, als auch durch Einfügen von Textpassagen. Form-Solutions setzte alle Wünsche innerhalb kürzester Zeit um, gab auch bei der technischen Umsetzung alle erdenkliche Hilfestellung und begleitete das gesamte Projekt bis hin zur Auswertung.

Die Auswertung war sehr komfortabel, da die Antworten der Fragen, die durch Anklicken zu beantworten waren, direkt in eine Excel-Tabelle geliefert wurden. Insgesamt sind innerhalb des Beteiligungszeitraums von einem Monat rund 150 Fragebögen zurückgekommen, der größte Teil davon über das Internet.

Die Form der Beteiligung mit Hilfe eines Fragebogens über das Internet wurde allgemein als sehr übersichtlich und komfortabel empfunden. Es gab entsprechend viel Lob. Auch andere Kommunen, die sich derzeit Gedanken über die Verbesserung ihres Radverkehrsnetzes machen, haben interessiert angefragt. Die Aktion fand sogar Erwähnung auf dem Fahrradportal des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung.

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Intelligent beantragen

Dr. Peter Behringer (Leiter des Medienbüros der Stadt Karlsruhe)
[03/2013]

Nachdem PDF-Formulare im Bereich E-Government immer mehr an Bedeutung verlieren, bietet die Stadt Karlsruhe im Rahmen ihres Bürgerservices künftig einen so genannten intelligenten Ausfüllassistenten an.

Das von Adobe entwickelte Portable Document Format (PDF) galt bisher als erste Wahl, um Dokumente originalgetreu weiterzugeben und bereitzustellen. Auch im Bereich des kommunalen E-Government ist das PDF-Formular seit Jahren ein Eckpfeiler. Die Firma Form-Solutions ist hier ein verlässlicher Partner der Kommunen. Seit Jahren werden ihre Formularserver von Städten und Gemeinden intensiv genutzt.

Das PDF als Formularformat hat viele Vorteile, der wichtigste ist wohl die Layout-Treue des elektronischen Dokuments zum papiernen Original. Dies freilich nur so lange, wie das Papierdokument der eigentliche Bezugspunkt eines Verwaltungsakts ist. Nach mehr als 15 Jahren E-Government ist das aber nicht mehr selbstverständlich, zumindest nicht in den Augen von Bürgern. Denn diese kaufen regelmäßig in Webshops ein, überweisen online Geld, loggen sich in Webmailer und Cloud Dokumente ein und benötigen dabei nie ein PDF-Formular.

Gleichzeitig machen sich Nachteile des PDF-Formulars bemerkbar. Beispielsweise können Eingabedaten nicht mit dem Formular gespeichert werden. Das PDF-Formular erweist sich immer dann als sperrig, wenn es nicht ausgedruckt, sondern die Daten direkt an eine Anwendung geschickt werden sollen. Es ist wenig intelligent. So fragt es beispielsweise starr nach Vornamen der Kinder, ohne zu berücksichtigen, dass schon einige Zeilen zuvor die Frage nach Kindern im Haushalt verneint wurde. Was man mit einem PDF-Formular alles machen kann, ist zudem stark von der Betrachter- und Bearbeitungssoftware bei den Endanwendern abhängig und diese ist nicht kontrollierbar. Bei mobilen Endgeräten kann man noch nicht einmal von deren Vorhandensein ausgehen.

Da sich diese Nachteile in letzter Zeit zunehmend bemerkbar gemacht haben, wurde das PDF technisch aufgerüstet.  PDF-Formulare können mittlerweile Scripte und Metadaten enthalten. Unter bestimmten Umständen können Eingabedaten gespeichert werden. Man kann die Eingabedaten als OCR in den Druck einbetten, um das Abschreiben der Inhaltsdaten zu erleichtern. Es gibt sogar Möglichkeiten, solche Formulare barrierefrei zu gestalten.  Diese Neuerungen haben allerdings nicht verhindern können, dass das Konzept PDF zusehends in die Kritik geraten ist. In der E-Government-Strategie des IT-Dienstleisters Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) wurde im Oktober 2011 sogar explizit die Abkehr von interaktiven PDF-Formularen postuliert – sie seien zu vermeiden. Dem PDF wird darin nur noch die Rolle eines Archivierungsformats zugewiesen.

Nun stellt sich die Frage nach der Alternative. In der E-Government-Strategie der KIVBF werden redundanzfreie, eingabesensitive und damit kontextgesteuerte Eingabeaufforderungen und Informationsangebote verlangt. Es soll keine digitalen Medienbrüche mehr geben und die intelligenten Formulare – eigentlich Eingabeassistenten – sollen im validen HTML-Format angeboten werden. Die Firma Form-Solutions hat solche Forderungen ernst genommen und ein großes Entwicklungsprojekt gestartet: den „Intelligenten Ausfüllassistenten“. Dabei handelt es sich um eine Plattform, die es Kommunen  erlaubt, eigene HTML-Formulare  browserbasiert mit wenigen Eingabebefehlen zu erstellen, mit eigener Logik zu versehen, die Eingabedaten in Workflows einzubinden, an die städtischen Layout-Vorgaben anzupassen und online zu stellen. Mit dem intelligenten Ausfüllassistenten wird es zudem erstmals möglich, Formulare auf mobilen Endgeräten auszufüllen und einzureichen.

Nach langer Entwicklungsarbeit wurde Ende September vergangenen Jahres mit einigen Kommunen ein Pilotversuch gestartet. Daran hat sich unter anderem die Stadt Karlsruhe beteiligt. Bereits jetzt kann gesagt werden, dass damit ein zukunftsweisendes Produkt entstanden ist.

Wer selbst schon interaktive Formulare über mehrere Bildschirmseiten mit der Hand programmiert hat, wird das Potenzial dieser Anwendung erkennen. In knapp drei Stunden kann solch ein Formular erstellt, getestet und veröffentlicht werden. Dies hat die Stadt Karlsruhe überzeugt. Künftig ist der intelligente Ausfüllassistent das Werkzeug, mit dem Web-Formulare erstellt und angeboten werden.

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