Systematische OZG-Umsetzung im Kreis Coesfeld
Der Kreis Coesfeld setzt bei der Umsetzung der Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG) auf die interkommunale Zusammenarbeit mit den Städten Hamm und Münster sowie dem Kreis Warendorf. Ziel ist es, den Bürger*innen und Unternehmen einfache, medienbruchfreie Onlinedienste zur Verfügung zu stellen.
Autoren:
Vera Seggewies, OZG-Koordinatorin (Kreis Coesfeld)
Daniel Stehle, Entwickler (Kreis Coesfeld)
Juliane Buch, Marketing & PR (Form-Solutions GmbH)
Der Kreis Coesfeld hat das Antragsmanagement der Firma Form-Solutions seit über zehn Jahren im Einsatz. Bei der Einführung des Formularservers lag der Fokus einst auf der Nutzung der Online-Anträge aus dem durch Form-Solutions bereitgestellten Verlagssortiment sowie der Erstellung eigener ausfüllbarer PDF-Formulare. Der Umstieg auf die intelligenten Antragsassistenten erfolgte im Jahr 2015 mit der „Bewerbungsapp“.
Seit 2019 ist der Kreis Coesfeld, auch vor dem Hintergrund der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, aktiv in die Gestaltung eigener Onlinedienste mit dem Form-Solutions-Assistentenbaukasten eingestiegen. Die Erstellung erfolgt zum einen auf interne Anfragen z.B. für den Fall, dass neue Antragsvordrucke benötigt oder Aktualisierungen an vorhandenen Onlineformularen eingepflegt werden müssen.
Zum anderen wurde der Bestand an PDF-Formularen ermittelt, um so gezielt Abteilungen für die Umstellung auf Web-Assistenten zu begeistern.
„Besonders stolz sind wir aktuell auf unseren Onlinedienst „Liegenschaftskarte-Online“, erklärt Daniel Stehle, verantwortlich für E-Government-Entwicklungen im Kreis Coesfeld. Bei diesem Onlinedienst handelt es sich um eine vollständig automatisierte Dienstleistung. Basis hierfür ist ein über den Form-Solutions-Assistentenbaukasten gestalteter Antragsassistent zur Erfassung der Daten.
Mit Anbindung an das E-Payment-Verfahren pmPayment der GovConnect GmbH, einem Backend-Prozess in Form eines Windows-Dienstes und der Anbindung an das ALKIS-System wird dann die Liegenschaftskarte erzeugt und ausgeliefert. So erhält die antragstellende Person mit dem erfolgreichen Einreichen nach wenigen Minuten automatisiert einen Link zum Download der Liegenschaftskarte sowie den Gebührenbescheid selbst per E-Mail. Wird bei der Bestellung ein Kartenausdruck gewünscht, wird auch der Druck automatisiert angestoßen und dann durch den Kreis postalisch versendet.
„Derzeit sind ca. 35 Onlinedienste aktiv im Einsatz, weitere Assistenten stehen kurz vor der Freigabe“, so Daniel Stehle. Das Antragsmanagement wird mit den Schnittstellen Governikus Autent ID Connect und GovConnect pmPayment verwendet. Zur Administration und Verarbeitung der Antragseingänge hat Herr Stehle für den Formularserver über die REST-API des Antragsmanagements 4.0 das Programm FSOrderStateChanger entwickelt.
Steigende Nutzerzahlen für Onlinedienste
Im Serviceportal des Kreises Coesfeld können sich Bürgerinnen und Bürger über die verschiedenen Dienstleistungen sowie deren Antragstellung informieren und den Onlinedienst starten. Die Inanspruchnahme der Onlinedienste ist je nach Dienstleistung unterschiedlich und variiert zwischen ein paar wenigen sowie mehreren tausend Einreichungen.
„Das stetig wachsende Angebot der Online-Anträge spiegelt sich in den steigenden Nutzerzahlen wieder. Die Kolleginnen und Kollegen der Kreisverwaltung weisen in Beratungen und Telefonaten aktiv auf die die digitalen Services hin und erhöhen so den Bekanntheitsgrad. Weiterhin berichtet die Presseabteilung über besondere Projekte und Dienstleistungen, wie beispielweise die Liegenschaftskarte-Online“, berichtet Vera Seggewies, OZG-Koordinatorin im Kreis Coesfeld.
Sehr stark genutzt werden derzeit die Formulare im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie. Der Fragebogen für Kontaktpersonen wurde im Zeitraum Oktober 2020 bis März 2021 6.000 Mal eingereicht. Hohe Zugriffszahlen erreichen auch die Anträge Liegenschaftskarte-Online, Bauakteneinsicht, Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis und Abgabe einer Verpflichtungserklärung.
Projekt „OZG-Koordination“
Ein wichtiger Baustein für die Umsetzung der Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz ist ebenso der intensive Austausch und die Zusammenarbeit mit den Städten Hamm und Münster sowie dem Kreis Warendorf. Zusammen mit diesen Partnern wurde zum 01.10.2020 das (aus Mitteln des Gemeindefinanzierungsgesetztes) vom Land NRW geförderte Projekt „OZG-Koordination“ auf den Weg gebracht.
Im Rahmen des Projektes geht es insbesondere um die organisatorische Umsetzung des OZG in den Verwaltungen. Arbeitsteilig sollen Lösungen erarbeitet und Erfahrungen zu nachnutzbaren Lösungen ausgetauscht werden. Links und Informationen zu bereits entwickelten Lösungen stellen die Projektpartner auf der Plattform https://ozg-connect.de ein. Darüber hinaus stehen die Themen „Nutzerzentrierung“, „Werbung für digitale Angebote“, „die Information und Einbindung der Mitarbeitenden“, aber auch der Austausch und die Zusammenarbeit mit kreisangehörigen Kommunen im Fokus des Projektes.
Perspektive
Der Einsatz intelligenter Antragsassistenten inklusive Vorgabe der Pflichtfelder, Ausfüllhilfen und Plausibilitätsprüfungen sorgt bereits jetzt dafür, dass Anträge vollständig und richtig in der Verwaltung eingehen. „Wichtig ist es jedoch, nicht nur die Antragstellung sowie den Antragseingang zu digitalisieren, sondern auch die Weiterbearbeitung innerhalb der Verwaltung genauer unter die Lupe zu nehmen. Unser Ziel ist es, die Weiterbearbeitung möglichst komfortabel und medienbruchfrei zu gestalten“, betont Daniel Stehle.
Der Kreis Coesfeld hat in diesem Zusammenhang bereits vor einigen Jahren ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingeführt und baut die digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung sukzessive aus. Während die Online-Anträge derzeit in der Regel im Format PDF in E-Mail-Funktionspostfächern eingehen, sollen diese perspektivisch auch über die Eigenentwicklung FSOrderStateChanger komfortabler verwaltet und durch die Sachbearbeitung weiterverarbeitet werden können.
Der Kreis Coesfeld sieht sich auf einem sehr guten Weg in den nächsten Jahren flächendeckend eine digitale Vorgangsbearbeitung einzuführen und einen Großteil der Dienstleistungen online anzubieten. „Danach geht es darum, die Prozesse weiter zu optimieren und automatisieren sowie neue technische Möglichkeiten zu nutzen“, erklärt Vera Seggewies.
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