Onlinedienst für Spendenaktion "Rettet den Bielefelder Stadtwald"
Die Stadtverwaltung Bielefeld zeigt, dass mit dem Assistentenbaukasten der Form-Solutions GmbH nicht nur klassische Antragsprozesse umgesetzt werden können. Mittels intelligentem Antragsassistenten inklusive E-Payment-Anbindung bietet die nordrhein-westfälische Stadt allen Naturinteressierten und Bürger*innen die Möglichkeit, Spenden für den Bielefelder Stadtwald zu tätigen.
Der Stadt Bielefeld gehören rund 2.000 Hektar, also 20.000.000 Quadratmeter Waldfläche. Gemeinsam mit den privaten Wäldern hat der Bielefelder Wald eine Fläche von rund 5600 Hektar. Aber dieser Wald ist durch Trockenheit, Sturmschäden und Schädlingsbefall geschwächt.
„Der Wald ist wichtig für den Klimaschutz. Er ist ein elementarer Lebensraum für Menschen und Tiere. Deshalb müssen wir ihm helfen“, sagt Bielefelds Oberbürgermeister Pit Clausen. Der Oberbürgermeister macht daher die Unterstützung des Bielefelder Waldes zur Chefsache und startete im Herbst 2019 gemeinsam mit dem Umweltbetrieb der Stadt Bielefeld eine Spendenaktion.
»Zehn Euro für zehn Quadratmeter Waldfläche«
So wurden Bielefelder*innen und Naturinteressierte aufgerufen, sich für den Schutz und Erhalt des Bielefelder Stadtwaldes einzusetzen. Über Spenden sollen Bäume gekauft und angepflanzt werden. Es gilt: »Zehn Euro für zehn Quadratmeter Waldfläche«, aber auch größere Spenden sind selbstverständlich möglich.
Die Stadtverwaltung Bielefeld nutzt für das Erstellen und Verwalten ihrer Onlinedienste das Antragsmanagement 4.0 der Firma Form-Solutions. So lag es nahe, auch die qualifizierte Sammlung von Spenden über den vorhandenen Formulareditor umzusetzen. Mit dem intelligenten Antragsassistenten kann als Privatperson, Unternehmen aber ebenso anonym gespendet werden. Durch hinterlegte Regeln erscheinen in Abhängigkeit der getätigten Angaben alle für die Abwicklung erforderlichen Felder.
Bei Spenden in Höhe von bis zu 300 Euro reicht dem Finanzamt der Beleg über die Einzahlung. Ab 300 Euro ist eine Zuwendungsbestätigung zwingend erforderlich. So kann innerhalb des Antragsassistenten angegeben werden, ob eine Zuwendungsbescheinigung oder eine Urkunde über die Spende per Post zugeschickt werden soll.
Um die Spendenaktion als Gönner*in vollständig online abwickeln zu können, kommt die E-Payment-Plattform GiroCheckout der S-Public Services GmbH zum Einsatz. So stehen für die Bezahlung innerhalb des Antragsassistenten die Zahlungsarten GiroPay, Kreditkarte, Paydirekt sowie PayPal zur Verfügung. Über die Schnittstelle zwischen Antragsmanagement und E-Payment-Plattform erfolgt der Austausch der für die Durchführung der Bezahlung erforderlichen Daten. Nach erfolgreicher Bezahlung wird der Antragsassistent eingereicht und an die Stadtverwaltung Bielefeld übermittelt.
Eine automatisierte Übernahme der Anträge in eine Datenbank führt zu monatlichen Auswertungen der Spenden, so dass Zuwendungsbescheinigungen und Urkunden auch als Serienbrief mit CSV-Tabellen erstellt werden können. Dies ist eine Einsparung von manuellem Auf-wand durch die Sachbearbeitung.
Durch die Spendenaktion konnten bis März 2021 bereits 60.000 Bäume gepflanzt werden Seither steigt die Zahl der Spenden kontinuierlich an, sodass ab dem Herbst weitere Bäume gepflanzt werden können. Ca. 20% des Betrages sind per Onlinespende eingegangen.
Die Stadtverwaltung Bielefeld hat es sich zum Ziel gemacht, mit Formularen und kreativen Backendprozessen sowohl die Bürger*innen 24x7-Dienste anzubieten als auch den Bediensteten der Stadt durch eine Automatisierung der Vorverarbeitung der Formulardaten die weitere Arbeit so einfach wie erlaubt und möglich zu gestalten. Onlineformulare sind dazu ein wesentliches Instrument.
Dr. Elmar Schalück, E-Government (Stadt Bielefeld)
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