Digitalisierter Gästebeitrag in der Gemeinde Krummhörn
Gemeinsam mit den zwei Partnern Form-Solutions und SmartDocuments macht sich die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) für ihre Kommunen stark im Bereich der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.
Ein Beispiel aus der Praxis.
Neben ländlicher Ruhe gibt es in der Küstengemeinde Krummhörn Attraktionen wie Windmühlen, Kirchen und Warfendörfer zu entdecken. Der Erholungsort zieht damit jährlich eine Vielzahl von Urlaubern an, hinzu kommt der Tagestourismus. Für die automatisierte Gästebeitragsanmeldung holte sich die Gemeinde mit der KDO einen starken Partner an die Seite.
Gästebeiträge
Die Erfassung und Bearbeitung von Gästebeiträgen umfasst bei manueller Bearbeitung viele aufwendige Zwischenschritte - in Hinblick auf die jährlich steigende Anzahl der Touristen zeigt sich für Verwaltungen ein erhebliches Optimierungspotenzial. Die Herausforderung, die Kommune Krummhörn von diesen Prozessen zu entlasten, nahm die KDO gerne an und holte sich für diesen Auftrag mit ihren Partnern Form-Solutions und SmartDocuments kompetente Verstärkung mit ins Boot. Innerhalb von drei Monaten gelang es dem Gespann, den Gästebeitrag der ostfriesischen Gemeinde Krummhörn lückenlos zu digitalisieren.
Das Projekt startete im September 2020 mit dem Ziel, die Gästebeitragsanmeldung vollständig zu digitalisieren. „Die Firma Form-Solutions bildet mit ihrem Antragsmanagement 4.0 den Grundstein des Gesamtkonzeptes. Der Formularserver beinhaltet über 1.300 intelligente Ausfüllassistenten und 4.000 rechtssichere PDF-Formulare für die öffentliche Verwaltung – und stellt damit eine echte Alternative zu starren PDF-Dokumenten dar“, erklärt Sven Buick von Form-Solutions. Im Falle der automatisierten Gästebeitragsanmeldung vereinfacht beziehungsweise ermöglicht der Ausfüllassistent des Antragsmanagements die Eingabe der entsprechenden Daten direkt in das Formular. Simultan erfolgt die automatische Berechnung der anfallenden Gebühren je nach Zone und Saison.
Herausforderungen
Als Herausforderung entpuppte sich schnell die Erstellung des Zahlungsnachweises. Um eine schnelle und smarte Lösung zu erarbeiten, schlossen sich Form-Solutions und SmartDocuments, ebenfalls Partner der KDO, kurzerhand zusammen. Anders als Form-Solutions mit seinem intelligenten Antragsassistenten ist SmartDocuments auf vorlagengesteuerte Dokumentenerstellung und –automatisierung spezialisiert. „Die Erstellung persönlicher Dokumente anhand von Standardvorlagen geschieht damit ganz einfach über ein Dialogfenster – nach einem simplen Frage-Antwort-Prinzip“, führt Oliver Snay, Produktmanager Verwaltungsdigitalisierung bei der KDO, aus.
„Wir konnten die Vorzüge beider Systeme verbinden. Ergebnis ist eine eigens entwickelte Schnittstelle, die die Antragsdaten im laufenden Prozess überträgt. Anschließend werden die entsprechenden Nachweise generiert und an den Antragsteller zurückgeliefert.“ Die Gästebeitragskarten können so direkt nach der Antragstellung auf die entsprechende Papiervorlage gedruckt und an die Gäste ausgehändigt werden. „SmartDocuments ermöglicht die Erstellung eigener Vorlagen und beinhaltet viele Anpassungsmöglichkeiten in puncto Design. So können beispielsweise individuell gestaltete Anmeldungen oder Reservierungen für Veranstaltungen oder Rechnungen direkt aus dem Antrag generiert werden."
Hinter den Kulissen
Und auch hinter den Kulissen sorgt die KDO für ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen dem vorgelagerten Online-Prozess des Gästebeitrages und den nachgelagerten Fachverfahren, wie beispielsweise dem Dokumentenmanagementsystem KDO-DMS&more und dem Finanzwesen von Infoma newsystem. „Unser KDO-GovManager schleust die Anträge direkt in die jeweiligen Zielsysteme der Kommune“, erläutert Oliver Snay den Vorgang. „Insgesamt bilden wir damit den gesamten Prozess medienbruchfrei ab – ein exzellentes Beispiel wie Prozesse zur Dokumenterstellung zukunftsorientiert digitalisiert und automatisiert werden können.“ Die Gemeinde Krummhörn geht mit der KDO gemeinsam schon bald noch einen Schritt weiter. „Zurzeit ist die OZG-Plattform KDO-Kommune365 in Vorbereitung. Sobald diese online erreichbar ist, zieht auch der Prozess des Gästebeitrages mit in das neue virtuelle Rathaus der Kommune ein.“
Digitalisierung gemeinsam denken ...
Christian Mettner von SmartDocuments betont, dass dem positiven Resultat stimmige Teamarbeit zu Grunde liegt: „Die Durchführung von Projekten mit mehreren Parteien gestaltet sich gelegentlich unorganisiert und kompliziert. Dass es anders laufen kann, hat uns das Projekt bei der Gemeinde Krummhörn in sehr guter Zusammenarbeit mit den Firmen Form-Solutions und der KDO gezeigt. Wir konnten in kürzester Zeit eine gemeinsame Schnittstelle zwischen unseren Systemen realisieren –dank hervorragender Kommunikation, Organisation und Flexibilität aller Beteiligten.“ „Und das trotz der derzeitigen Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Herausforderungen. Der Austausch und Ablauf verlief stets reibungslos, umso mehr freuen wir uns auf weitere Projekte mit unseren Partnern“, ergänzt Jannik Otten, verantwortlicher Projektleiter der KDO.
Das umfangreiche Projekt konnte so innerhalb von drei Monaten finalisiert werden und steht exemplarisch für all die Prozesse und Möglichkeiten, die im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung realisierbar sind. „Wir konnten der Gemeinde Krummhörn eine nachhaltige und spürbare Entlastung in ihren täglichen Arbeitsprozessen verschaffen. Und genau das ist es, was wir mit unseren Projekten erreichen wollen“, erklärt Oliver Snay abschließend im Namen aller drei Partner.
Das starke Team dahinter!
SmartDocuments
Seit 1997 am Markt, ist SmartDocuments ein dynamisches Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Deventer in den Niederlanden sowie Niederlassungen in Deutschland und Schweden.
SmartDocuments ist einer der führenden Anbietern auf dem Gebiet von „Vorlagenmanagement“ und „Dokumenterstellung“ für Behörden. Inzwischen arbeiten ungefähr 500 Unternehmen mit über 400.000 Anwender täglich mit SmartDocuments.
Die Lösung wird dabei sowohl von mittelständischen als auch großen Organisationen und Unternehmen wie Behörden, Banken, Wohnungsgesellschaften oder Versicherungen eingesetzt.
Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)
Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) wurde 1971 als Gemeinschaftseinrichtung von kommunalen Gebietskörperschaften im Raum Weser-Ems gegründet. Seither ist das Unternehmen kontinuierlich gewachsen und heute der größte kommunale IT-Dienstleister in Niedersachsen mit Kunden und Partnern deutschlandweit.
Die KDO versteht sich als Wegbereiter und Wegbegleiter für Verwaltungen in die digitale Zukunft. Die KDO sind Spezialisten, die IT und kommunales Know-how optimal miteinander verbinden und deren Kunden dabei unterstützen, zukunftsfähig zu bleiben. Über 350 Mitarbeiter (Stand Juni 2020) mit den unterschiedlichsten Qualifikationen wie z. B. Verwaltungsspezialisten, Softwareentwickler, Systemtechniker und -architekten und Anwendungsberater erarbeiten effiziente Lösungen für nahezu alle Verwaltungsbereiche – und das mit bester Full-Service-Dienstleistung.
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