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Release 4.24.0: Neues zur EU-Datenschutz-Grundverordnung

Am 25. Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Kraft. Diese löst das bisherige Bundesdatenschutzgesetz ab und es ergeben sich neue Pflichtinhalte für die Auftragsverarbeitung von Unternehmen. Mit dem neuen Release 4.24.0 des Antragsmanagementsystems von Form-Solutions werden auf Grund dessen einige Änderungen vorgenommen und neue Funktionen vorgestellt.

Auftragsverarbeitungsvertrag:
Als Mitglied des DATABUND verwenden wir hier eine zwischen den Mitgliedsfirmen einheitlich abgestimmte Fassung in modifizierter Form. Dieses Dokument finden Sie im Wiki des Form-Solutions-Kundesbereichs. Bitte senden oder faxen Sie es unterschrieben (Seite 9) bis spätestens 24.05.2018 an uns zurück.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten:
Als Nutzer unseres Antragsmanagements 4.0 sind Sie zum Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verpflichtet. Wir haben Ihnen diesbezüglich versucht die Arbeit etwas zu erleichtern und haben eine entsprechende unverbindliche Vorlage für Sie erstellt. Dieses Dokument können Sie ebenfalls im Wiki von Form-Solutions finden und herunterladen.

Einstellungen im Kundenbereich:
Um die Anforderungen der DS-GVO zu erfüllen haben wir für Sie umfassende Entwicklungsarbeit absolviert. An einigen wenigen Punkten ist Ihre Mitarbeit zwingend erforderlich. Eine Übersicht sowie eine detaillierte Beschreibung sämtlicher zu leistender Konfigurationen haben wir für Sie nachfolgend zusammengefasst.

Übersicht der Änderungen am Antragsmanagement 4.0:

  • Einwilligungserklärung
    • Vorschaltung einer Einwilligungserklärungsseite bei allen bestehenden
      • Assistenten
      • PDF-Formularen
    • Erweiterung der Veröffentlichung um die Option und Individualisierung einer Einwilligungserklärung
  • Datenschutzerklärung
    • Verlinkung in allen Kundenbereichsteilen
    • Verlinkung in allen bestehenden
      • Assistenten
      • PDF-Formularen
    • Erweiterung der Veröffentlichung um die Option und Individualisierung einer Datenschutzerklärung
  • Impressum
    • Verlinkung in allen Kundenbereichsteilen
    • Verlinkung im Assistent und der Einwilligungserklärung
  • Datenhaltung
    • Konfiguration der Aufbewahrungsdauer
    • Inbox / Inhaltsdaten / Transaktionsdaten

 

Hinweis: Bitte beachten Sie, es wird angeraten, dass der Mandant unverzüglich entsprechend den Änderungen am Mandanten, Assistenten und/oder PDF-Formularen vornimmt. Formularserverbetreiber sind dazu angehalten die Administratordokumentation zu lesen und die entsprechenden Änderungen am Formularserver unverzüglich vorzunehmen.

Mehr zum Release 4.24.0 und Informationen zum Thema Datenschutz finden Sie im Wiki des Form-Solutions-Kundenbereichs.

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