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Online-Bewerbung leicht gemacht!

Online-Bewerbungen sind heutzutage längst etabliert. Warum dann nicht auch in der Verwaltungswelt?

Aus diesem Grund bieten wir einen intelligenten Formularassistenten mit dem sich Interessierte um einen Ausbildungsplatz / offene Stelle sowohl am heimischen PC, als auch auf jeglichen mobilen Endgeräten bewerben können. Abhängig davon, auf welche, der angebotenen Stellen sich der Interessierte bewerben möchte, werden unterschiedliche, von Ihnen als Personalabteilung festgelegte Anforderungen abgefragt. Die eingereichten Bewerbungen inklusive Anlagen erhalten Sie zum Einen im PDF-Format, zum Anderen können Sie sich nach Bewerbungsfrist Excel-Tabellen mit allen Daten der Bewerber sortiert nach Ihren Einstellungskriterien generieren. Auf Wunsch kann die Bewerbungsapp auch an Ihr internes Dokumentenmanagementsystem / Ihre Personalsoftware gekoppelt werden.

* Neu! Weitere Form-Solutions-Features speziell für den Bereich Online-Bewerbung

Übersicht

  • Sicht des Ausfüllers/Bewerbers
  • Sicht des Sachbearbeiters
  • Allgemeines
  • Features | Erweiterungen

 

Sicht des Ausfüllers/Bewerbers

Am Beispiel der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz

Der Bürger möchte sich um eine Ausbildungsstelle bei der Stadt/Gemeinde bewerben (beispielsweise als Verwaltungsfachangestellter). Um sich zu informieren, wo, wie und wann er sich bewerben kann, besucht er den Internetauftritt Ihrer Stadt/Gemeinde. Da Sie die Bewerbung um einen Ausbildungsplatz als moderne Verwaltung auch online anbieten, findet er innerhalb Ihrer Internetseite das Formular zur Online-Bewerbung. Ganz gleich, ob er die Bewerbung an seinem heimischen Computer oder über ein mobiles Endgerät aufruft, passt sich das Formular durch ein hinterlegtes „Responsive Layout“ automatisch an die Bildschirmgröße des jeweiligen Endgerätes an.

Das Bewerbungsformular öffnet sich. Im Gegensatz zu anderen elektronischen Verwaltungsformularen wird der Bewerber hier Schritt für Schritt durch den Prozess geleitet. Je nachdem, auf welche Stelle bzw. auf welche Stellen er sich bewerben möchte, erscheinen oder entfallen Fragen. Somit findet das System durch unsere hinterlegten Regeln heraus, welche Felder der Bewerber in seiner individuellen Situation ausfüllen muss und welche nicht. Dazu kommen Automatismen, wie die Auto-Vervollständigung bei der Postleitzahl, sowie Plausibilisierungen und Validierungen. Selbstverständlich können auch Anlagen, wie Kopien von Zeugnissen, ein Lichtbild, der Lebenslauf oder sonstige Anlagen hochgeladen werden. Beim Anlagen hochladen wird je nachdem, ob der Ausfüller die Bewerbung am PC oder an einem mobilen Endgerät vornimmt, das Dateiverzeichnis oder die Kamera des Engerätes angesprochen.

Nachdem der Formularassistent vollständig ausgefüllt ist, kann der Bewerber seine Online-Bewerbung auch direkt elektronisch einreichen. Für seine Unterlagen, kann er sich die Daten inklusive Einreichebestätigung separat abspeichern.

Sicht des Sachbearbeiters

Am Beispiel der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz

Nach erfolgreichem elektronischen Einreichen erhalten Sie als Sachbearbeiter eine eMail, in der Sie über die neu eingereichte Bewerbung informiert werden. Über die in der eMail enthaltenen Links gelangen Sie direkt zur Bewerbung und können sich die Anlagen genauer anschauen. Nach abgelaufener Bewerbungsfrist haben Sie ebenso die Möglichkeit alle Bewerberdaten in eine Excel-Tabelle zu exportieren. Hier können Sie festlegen, welche Kriterien bzw. welche Felder des Bewerbungsformulars für eine Entscheidungsfindung relevant sind. Aus Excel heraus haben Sie daraufhin die Möglichkeit Auswertungen vorzunehmen sowie Serienbriefe für Zusagen, Absagen oder Einladungen zu einem Bewerbungsgespräch zu generieren.

Allgemeines

Seit 2013 haben Form-Solutions-Kunden den Ausfüllassistent zum Thema Online-Bewerbung in den verschiedensten Ausführungen im Einsatz. Während viele Kunden die Bewerbung um einen Ausbildungsplatz mit intelligenten Beregelungen hinsichtlich der erforderlichen Angaben in Abhängigkeit der offenen Ausbildungsstellen veröffentlicht haben, sind einige Städte & Gemeinden dazu übergegangen ebenso einen allgemeingültigen Ausfüllassistent für die generelle Online-Bewerbung zu veröffentlichen. Für Kunden des Form-Solutions-Antragsmanagements befindet sich ein intelligenter Ausfüllassistent innerhalb des Verlagssortiments (AS_030700) . Dieser kann selbstverständlich von jedem Kunden individuell angepasst werden. Wenn Sie das nicht selbst tun möchten, unterstützen wir Sie gerne dabei. Für Nichtkunden besteht die Möglichkeit die Online-Bewerbung in Form eines Projektes einzeln zu beauftragen.

Ihre Vorteile im Überblick

  • Endgeräteunabhängig (PC, Smartphone, Tablet)
  • Betriebssystemunabhängig (Windows, Apple, etc.)
  • Einfache Benutzerführung
  • Auto-Completion-Funktionen (PLZ / Ort)
  • Nur relevante Fragen werden angezeigt
  • Ausfüllhilfen
  • Datei-Upload
  • Online-Senden
  • Höhere Datenqualität der eingereichten Bewerbungen
  • Daten direkt in elektronischer Form zur Verfügung
  • Kein Abtippaufwand
  • Direkte Weiterverarbeitung und Auswertung über Excel / CSV

 

Features | Erweiterungen

1. Automatische Aktualisierung der offenen Stellen

Eine entsprechende Liste/Tabelle der aktuellen Angebote kann per CSV-Datei auf dem Webserver der Kommune abgelegt und per Link innerhalb der Antragsmanagementoberfläche eingebunden werden. So muss der Sachbearbeiter die neuen offenen Stellen bzw. entfallenen Stellen lediglich innerhalb der CSV- Datei korrigieren. Je nachdem, in welchem Zeitabstand der Datenabgleich eingestellt wurde, aktualisiert das Form-Solutions-Antragsmanagement die CSV-Datei und es werden innerhalb des Bewerbungsassistents nur die tatsächlich offenen Stellen angezeigt.

2. Auswahlsteuerung der aktuellen Stellenangebote bzw. Ausbildungsplätze im Assistenten

(Automatische Benachrichtigung nach Bewerbungsfrist via Zusammenfassung innerhalb einer CSV-Datei der eingereichten Bewerbungen pro ausgeschriebene Stelle)

Eine entsprechende Liste/Tabelle der aktuellen Angebote wird auf einem Webserver der Kommune abgelegt, die vom Sachbearbeiter gepflegt wird und auch das jeweilige Datum der Bewerbungsfrist enthält. Der Assistent greift auf diese Liste zu und stellt sie als Auswahl der angebotenen Stellen und/oder Ausbildungsplätze zur Verfügung. Mit Ablauf der Bewerbungsfrist je Angebot, erhält der zuständige Sachbearbeiter eine eMail inkl. der Tabelle mit allen eingegangenen Bewerbungen.

Hinweis: Hier empfehlen wir eine S-MIME-Verschlüsselung für die Zustellung. Unabhängig von der Zustellung per eMail wird jede einzelne Bewerbung ebenso in der Inbox innerhalb des Kundenbereichs aufgeführt.

3. Abholung der Online-Bewerbungen via Webservice

Die Kommune kann einen eigenen Webservice anlegen, der sich die Anträge inkl. der Dateianhänge (Dokumente aus den Bewerbungsanträgen) über den Webservice des Antragsmanagements holt und innerhalb der Verwaltung auf einem Server strukturiert in eigenen Ordnern ablegt. Hier ist der Einsatz von SSL-Zertifikaten für einen gesicherten Datentransport zu empfehlen.

* Alle hier beschriebenen Features können von Form-Solutions in Form eines individuellen Kundenprojektes unterstützt und begleitet werden!

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Form-Solutions e.K. | Applikation Bewerbungsapp
Ausfüllassistent für die Bewerbung um einen Ausbildungsplatz
1 MB

© Juliane Packlin E-Mail

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