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eGovernment in der Praxis der StädteRegion Aachen

Automatische Aktenanlage „At It’s Best“

War zu Beginn der Digitalisierung kommunaler Aktenführung noch der Scanner das erste Mittel der Wahl, haben sich die Zeiten mittlerweile gewandelt. Die webbasierte elektronische Antragstellung der kommunalen Dienstleistungen wird heute unverzichtbarer Baustein moderner eGovernment-Architekturen, sowohl im internen Geschäftsbetrieb als auch in der öffentlichen Kommunikation einer Verwaltung.


Das Antragsmanagement der Firma Form-Solutions aus Karlsruhe ist heute in vielen Verwaltungen bundesweit fester Bestandteil kommunaler eGovernment-Konzepte. Es ermöglicht die elektronische Antragstellung unter Einbeziehung heute notwendiger Querschnittsanwendung, wie z.B. das sich Ausweisen über den neuen Personalausweis, die Online-Bezahlung gebührenpflichtiger Dienstleistungen als auch die elektronische Unterschrift. Ob hier Tablets, Smartphones oder PC’s genutzt werden, die Kommunikation funktioniert unabhängig mit jedem Endgerät, Betriebssystem oder Browser.


So hält die Servertechnologie als auch das Verlagssortiment an rechtssicher gepflegten Assistenten (Formulare) der Firma Form-Solutions ebenso Einzug in zahlreiche kommunale Gebietsrechenzentren, auch bei der regio iT in Aachen. Als IT-Dienstleistungsunternehmen ist die regio iT nicht nur bundesweit tätig, sondern insbesondere auch IT-Zentrum ihrer regionalen Kommunal-Kunden und Gesellschafter, wie zum Beispiel für die StädteRegion Aachen.


Anforderungen der StädteRegion

Die StädteRegion Aachen ist seit Oktober 2009 Rechtsnachfolgerin des Kreises Aachen und wurde aus dem Kreis, der Stadt Aachen, sowie neun weiteren kreisangehörigen Kommunen gebildet.


Der ehemalige Kreis hatte schon früh mit enormen Papiermengen zu kämpfen, wodurch man sich auf ein Digitalisierungskonzept einigte und bereits Mitte der 90er Jahre begann die Archiv- und DMS- Lösung von OPTIMAL SYSTEMS einzuführen. Begonnen wurde im Straßenverkehrsamt, der Ausbau auf weitere Fachämter hält bis heute an.


Da auch die Bürger der StädteRegion an den Vorteilen des Digitalisierungsprozesses beteiligt werden sollten, wurden eine innovative Portal-Software, sowie ein Formular-Server der Firma Form-Solutions angeschafft. Die über das Portal ausgefüllten Formulare sollten automatisiert als .PDF-Dateien im ECM- System enaio® archiviert werden. Im ersten Schritt erfolgte eine Anbindung der Vergabestelle.


Die StädteRegion Aachen hatte die folgenden Anforderungen an die Schnittstelle:

  • Im ersten Schritt sollte die Übergabe des Formulars der Vergabestelle über den von Form-Solutions bereitgestellten SOAP-Webservice realisiert werden.
  • Sichere Kommunikation über eine verschlüsselte und authentifizierte Verbindung über das Internet.
  • Sichere und authentifizierte Verbindung der Komponenten innerhalb des Netzwerkes der regio iT.
  • Ablage des Formulars und evtl. vorhandener Anhänge in eine konfigurierbare Akte.
  • Einfache Konfiguration weiterer und bestehender Formulare über eine Konfigurationswebseite.
    • Feldmapping auf Ordner, Register und Dokumente
    • Definition von Suchfeldern (zur Neuanlage bzw. Ergänzung von vorhandenen Akten)
  • Benachrichtigung eines Administrators falls ein unbekanntes Formular empfangen wurde.

Was geschieht in enaio® und den beteiligten Komponenten?

Bei der Schnittstelle zwischen Form-Solutions und enaio® von OPTIMAL SYSTEMS handelt es sich um einen SOAP-Webservice, der von der Form-Solutions-Webseite aufgerufen wird.


Die Schnittstelle befindet sich aus Sicherheitsgründen innerhalb der DMZ der regio iT. Sie nimmt die von Form-Solutions ankommenden Daten entgegen und wandelt diese so um, dass sie von einem weiteren Windows-Dienst, der sich auf dem enaio®-Zusatzkomponentenserver befindet, verstanden werden können. Dieser Dienst schreibt die Daten schlussendlich in das ECM-System enaio®.


Der Anwender begibt sich auf eine in das übrige IT-Portal eingebettete Webseite von Form-Solutions, auf der er konfigurierbare Informationen eingeben kann. Diese Informationen werden anschließend zusammen mit dem eigentlichen Formular und ggf. weiteren Anhängen über eine gesicherte Verbindung (HTTPS) über das Internet an die Schnittstelle von OPTIMAL SYSTEMS übertragen.


Die Schnittstelle prüft, ob es für das übergebene Formular bereits eine entsprechende Konfiguration existiert. Ist dies der Fall, wird das Dokument, sein Anhang (als .ZIP-Datei) und die Verschlagwortung automatisch in die dazugehörige Akte von enaio® importiert.


Findet die Schnittstelle keine Konfiguration, wird eine standardmäßig hinterlegte Konfiguration verwendet und der Administrator automatisch per E-Mail benachrichtigt. Der Administrator kann dann mittels einer Konfigurationswebseite das Mapping der Felder in enaio® auf die übergebenen Metadaten von Form-Solutions durchführen.


Nach Abschluss der Konfiguration werden alle weiteren Dokumente in die passende Akte importiert.


Die Schnittstelle prüft bei diesem Import, ob es bereits eine Akte mit den konfigurierten Suchbegriffen gibt. Ist dies der Fall, wird das neue Formular in die gefundene Akte importiert. Findet die Schnittstelle hingegen keinen Treffer wird eine neue Akte (ggf. mit konfigurierter Registerstruktur) erstellt und die übergebenen Metadaten (vom Anwender auf der Webseite eingetragenen Werte) in die konfigurierten Felder von enaio® geschrieben.


Abschließend erhält der Anwender auf der Webseite eine Information, ob der Transfer erfolgreich war.


Ziel, sowohl der OPTIMAL SYSTEMS als auch der Form-Solutions, ist der durchgängige elektronische Datenfluss zwischen den jeweiligen Fachanwendungen unter Berücksichtigung aller sicherheitstechnischen Aspekte. Diese Kooperationsbereitschaft der Unternehmen ist zwingende Voraussetzung für den weiteren Ausbau unserer digitalen Gesellschaft, insbesondere in einer heterogenen IT-Landschaft kommunaler Verwaltungen.


Einbindung in das regio iT-Portal

Perfekt funktionierende Datenanbindungen benötigen jedoch auch wohl durchdachte Portal-Konzepte, um den Bürgern den Zugang und die Nutzung des Dienstleistungsangebotes möglichst einfach und intuitiv zu gestalten. Hier kommt in der StädteRegion Aachen das Bürgerportal der regio iT zum Einsatz.


Der Bürger kann unabhängig von Öffnungszeiten sicher mit seiner Behörde kommunizieren. Das virtuelle Rathaus ist über anonyme oder authentifizierte Zugänge erreichbar. Prozesse werden sofort an den richtigen Stellen angestoßen. Der personalisierte Bürger-Account macht Mehrfacheingaben von Daten für unterschiedliche Behörden-Dienstleistungen überflüssig. Zudem ermöglicht er eine sichere Kommunikation mit der Behörde über portalinterne Kommunikationskanäle. Rückmeldungen über den aktuellen Bearbeitungsstand machen die Abläufe für den Bürger transparent.


Wie man sehen kann, benötigt ein funktionales eGovernment die absolute Kooperationsbereitschaft der beteiligten Partner als auch deren fundamentales Fachwissen aus ihren zuständigen Bereichen.


Diese Aussage bezieht sich ausdrücklich auch auf die kommunalen Auftraggeber, wie hier die StädteRegion Aachen, deren Anforderungen oft der Motor dieser technischen Entwicklungen sind und ohne deren Mitwirkung über die verwaltungseigene IT die Implementierung komplexer ITSysteme nicht möglich wäre.


Werner Austermann ist zuständig für Beratung und Vertrieb bei der Form-Solutions e.K., Karlsruhe, Benjamin Beisner ist zuständig für die Schnittstellenentwicklung bei der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH, Hannover.

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