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Digitales Antragsmanagement macht Lust auf mehr

Digitales Antragsmanagement macht Lust auf mehr

Digitalisierung. Diese Neuentdeckung der Politik klingt wichtig und zukunftsweisend. Was auch immer man unter diesem Begriff versteht, er produziert zugleich Ängste. Die natürliche Angst vor dem Unbekannten. Man könnte meinen, dieses Gefühl beträfe vorwiegend den mittleren und älteren Teil unserer Gesellschaft in ihrer Furcht, gegenüber den „Digital Natives“ chancenlos zu sein.

Diese Befürchtungen sind jedoch unbegründet. Man trifft gerade ältere Semester in Kommunen, die sich aktiv um eGovernment kümmern und Motor der Umsetzung sind. Neugier, soziale Kompetenz und Kommunikationsstärke sind die wichtigsten Eigenschaften, die neuen digitalen Wege zu begehen. Die gesamte Belegschaft muss motiviert und mitgenommen werden. Anleitung und Weiterbildung sollte permanenter Begleiter des Arbeitsalltags in den Kommunen werden. Teambildung ist ein wichtiges Instrument, die Ziele zu verstehen. Der organisierte Informationsaustausch zwischen den Fachabteilungen bedarf zwingend der Unterstützung durch die Verwaltungsleitung!

In diesem Kontext steht die Arbeit der Firma Form-Solutions aus Karlsruhe bei der Einführung der digitalen Antragstellung in den Kommunen. Die ersten Schritte fallen hier in der Regel schwer, da das Allgemeinverständnis und die Zusammenhänge im eGovernment bei den Mitarbeitern fehlt. Warum das geliebte PDF als Formular verlassen? Hat es doch jahrelang seinen Dienst getan! In den Schulungen hat die Wissensvermittlung über Hintergründe und Zusammenhänge der Digitalisierung einen hohen Stellenwert. Die Technik tritt dabei in den Hintergrund. Sie muss in der Handhabung einfach und leicht verständlich sein.

Genau hier setzt die Form-Solutions e.K. aus Karlsruhe mit ihrer Formularserver-Technologie an. Komplexe technologische Vorgänge werden auf einfach zu bedienende Oberflächen reduziert. Der Mensch steht im Fokus der Karlsruher Entwicklungsabteilung. Neben ihrer Funktion als Systemanbieter ist Form-Solutions auch gleichzeitig Verlagshaus einer bundesweit relevanten Formularbibliothek, die einer permanenten rechtlichen Pflege unterliegt. Diese „Fertig-Produkte“ enthalten zum Teil komplexe eGovernment-Prozesse inklusive Fachverfahrensanbindungen. Hier mag man die Analogie zum Telefon: 10 Tasten zu Wählen in Verbindung mit einem Kontakt-Verzeichnis, um sich keine Telefonnummern merken zu müssen.

Da der Einstieg in eine digitale Prozesskette einer Kommunalverwaltung mit der digitalen Antragstellung beginnt, ist es hier umso wichtiger, die Hürden zur Einführung modernen Antragsmanagements für die Mitarbeiter so niedrig als möglich zu halten. Dennoch wird vielerorts ein Umdenken über die Art der Zusammenarbeit zwischen Organisation, IT und Fachbereich notwendig. Früher war das „gute alte PDF-Formular“ ein isolierter Baustein einer Antragstellung, zumeist in der Verantwortung der Fachabteilung.

Heute übernimmt der HTML5-Assistent als moderne Antragsform weitreichende Funktion des digitalen Einstiegs. Er kommuniziert mit Querschnittsanwendungen wie eID-Authentifizierungen (nPa) oder Bezahlverfahren. Er unterhält sich bei der Antragstellung mit Fachverfahren und Datenbanken, um Eingabedaten vorzubefüllen oder auf Plausibilität zu prüfen. Er muss in den Antragsfeldern vorgeschriebene Daten-Konventionen einhalten (z.B. XÖV-Standards) als auch den Vorgaben des Datenschutzes gerecht werden. Formularbau „al gusto“ war gestern.

In der modernen Verwaltung ist es angeraten, das Formularmanagement zentral zu organisieren. Eine digitale Prozesskette durchzieht alle Verwaltungsbereiche. Hier ist das gemeinsame Wissen aller Beteiligten unter zentraler Führung notwendig, dass es zu bündeln und zu organisieren gilt. Voneinander und miteinander zu lernen wird unabdingbar. Hier kommen die menschlichen Eigenschaften der Neugier, der sozialen Kompetenz und der Kommunikationsstärke zum Tragen!

Die ganzheitliche Sicht auf komplette Verwaltungsvorgänge muss geübt und verstanden werden, damit allen Beteiligten die Bedeutung ihres Fachwissens in diesem digitalen Getriebe deutlich wird. Die erfolgreiche Umsetzung erster Schritte wird Motivation und Motor auf einem mehrjährigen Weg in die Digitalisierung. Die Erfahrung der Arbeitserleichterung im Alltag nimmt die Ängste, macht Lust auf mehr und fördert die Kreativität, neue Wege zu gehen. Ist dieser Motor in den Kommunen einmal gestartet, wird seine Dynamik die Behäbigkeit politischer Absichtserklärungen schnell und weit hinter sich lassen!

Auf diesen Weg begleitet die Form-Solutions als eines der führenden Anbieter digitaler Antragstellungen mit fast 2000 Kommunalkunden bundesweit deren Mitarbeiter im permanenten Dialog. Mit dem übergreifenden Wissen um die im eGovernment eingesetzten Systeme und Fachverfahren vermittelt das Unternehmen aus Karlsruhe eine Basis für fundierte Entscheidungen in den Kommunen in ihren eGovernment-Konzepten.

Gemeinsam mit den Fachverfahrensherstellern und Kommunen werden hier Schnittstellen besprochen und entwickelt und als digitale Antragsassistenten bereitgestellt. Immer mehr kommunale Rechenzentren setzen auf die zentrale Formularserver-Technologie aus Karlsruhe, schont sie doch den Einsatz eigener wertvoller IT-Ressourcen zugunsten individueller und notwendiger Projektarbeit.

Werner Austermann ist zuständig für Beratung und Vertrieb bei der Form-Solutions e.K., Karlsruhe.

Hinweis: Dieser Beitrag erschien in der Dezember-Ausgabe der Kommune 21.

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